事務効率化の基本

得意でない人にとっては事務作業は面倒なもの

面倒なので、効率化するのに心理的ハードルがあります

が、事務効率化の基本はITリテラシの向上にあります

 

ITリテラシとはなにか

ITリテラシという言葉を初めて聞いたという方もいらっしゃるでしょう。ざっくり言うと、コンピュータを利用する能力のことを言います。もう少し細かく言うと、

  • コンピューターやソフトを使ってデータを作成・整理できる力
  • インターネットでの情報検索力
  • ITに関する技術を理解する力
  • 情報を操作してビジネスなどに活用する力

などを言います。

とても乱暴に言うと、まずキー入力をスピードアップする

上では「ITリテラシ」とか難しい言葉を使いましたが、ホワイトカラーの事務効率を簡単に、継続的に引き上げたいのであれば、実はまず、「キー入力の速度を上げる」ことが一番効果が堅くて、継続的です。

 

実務で使う場合、1分間に50文字以上(漢字含む)入力できると良いと言われます。試しに、自分で測ってみてください。何か小説でも用意してみて、その小説を見ながらキーボードを1分間とは言わないので、30秒入力してみてください。その倍としましょう。

 

私は2回測ってみましたが、大体、30秒で60字から70字でした。1分間換算で120字から140字ということになります。元々、システムエンジニアをやっていましたし、コンピュータ好きでキーボードを打ちまくっていたということもありますから、このくらいまでは行けるんだという参考値と考えてください。

 

キー入力速度が2倍になれば、効率はそのまま2倍

今のキー入力速度が2倍になれば、そのまま事務処理能力は2倍になる可能性があります。そして、その効率はずっと続きます。考えながらキー入力をすれば、それだけ遅くなりますから、考えたあとにがーっと入力すると良いでしょうね。

 

もちろん、今の時代、キーボード以外のマウスを使ったり、タッチパネルがあったりします。しかし、事務処理効率を上げようと思ったら、キー入力が早いに越したことはないのです。

キー入力訓練ツール

いろいろなキー入力の訓練ツールがあるのですが、Benesseがやっているサイトを紹介します。

無料タイピング教材

です。無料なので、大したことないと思いがちですが、しっかり作られています。

これを何度も練習すれば、必ず効率は上がります。個人的感覚ですが、1日で全部をたくさんやろうとするよりも毎日、少しずつ10分で良いので練習を続けることが大事です。

 

続きはまた今度