業務の全体像がつかめていないと、効率化するべき業務がわかりません。
また、優先順位を付けることもできません。
まずは業務分析することをお勧めします。
DMMという業務分析手法をご紹介します。
コンサルティング会社によっては、これをTTWなどと呼んでいる場合もありますが、基本は同じです。
図のように、81マス(9x9)を用意します。
では、手順です。
全体像が見えたら、それぞれの業務を調査します。
具体的にどんな手順でやっているのか、どんなメディアやツールを使っているのか(電話とか、紙とか、PCとか)、主に誰がやっているのか、時間はどのくらいかかるのかなどをまとめておきます。
現状を調査すると、対応を急がないとまずいものなどが見えてきます。
改善するべき業務に優先順位を付けていきます。
この段階で、「止めてしまう方が良い」「やらなくてもいい」ものを選べるなら選んで、それは排除します。
たとえば、「FAXでの受注は無駄や間違いが多いので止める」という選択をして、顧客に通知します。
止めないものは、その業務が一種、必要な業務であることから、改善を考えることになります。となると、その業務の課題を考えることになります。
たとえば、「業務に時間が非常にかかる」とか、「作業間違いが多い」とか、「特定の誰かしかできない」とか、そういった問題点を見つけ出して、それらをどうするか対策を考えることが必要になります。
これは個々の方法があるでしょうから、一概に改善手順がありませんが、課題を考えるところまでは共通です。
続きは、また今度。