文具店は、消費者向けの業務と、事業者向けの業務が混在していることが多く、業務が複雑だったり、業務がダブっていたりすることがあります。
また、古いお店だと、アナログ対応が多く、効率化が進んでいないケースも見られます。
まずは業務分析
この企業ではまず、業務分析を進めました。
具体的にどんな作業をやっているのかを調査しました。
その後、ひとつひとつの業務をどのようにやっているのかを調査して、その中から止めるべきもの、変えるべきものを洗い出していきました。
将来に向けて、止めていくべきものも洗い出して、その業務はコストを掛けて改善することは止めることにしました。
さらに詳細に分析し課題を洗い出し
上記のDMMで全体増を明らかにした後、それぞれのマスに書かれた内容をさらに詳細に分析していきました。
あるフォーマットで手順を洗い、無駄なところが無いかを確認しました。
特に、この会社の場合は特定個人に仕事が集まってしまっていたので、これをどうするかが大きな課題でした。
システム化と教育
現段階でこのフェーズが続いています。
ある管理業務をシステム化して、使用者を教育しています。
「情報は発生したところで入力する」のが一番であることを徹底していく予定です。
以上
続きはまた別途