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零細企業での在庫管理の仕方(ジュエリーデザイナー)

事業概要

この事業者は、一人で個人事業主としてジュエリーデザイナーをしています。古物営業の登録をして、個人から古いジュエリーや地金になる貴金属などを買い取ったり、それらのジュエリーを基に新たにデザインして作り直すリフォームのようなことをしておられます。

 

解決するべき問題・課題

古物営業ですので、買上げた貴金属などを個品で管理しなければなりません。

そのため、顧問の税理士からの依頼で、表計算ソフトウェアで在庫を管理していました。

一つ一つのジュエリーや宝石の写真を撮り、表計算ソフトウェアに貼り付けていたため、ファイルサイズが大きくなり困っていました。

特に、棚卸しした後や確定申告時、月次の資料提供のとき、税理士にこの表計算ソフトウェアで作った表を渡す必要がありました。しかし、ファイルが大きくて面倒なことになっていました。

また、ファイルが重いため、更新作業もやりにくくなっていました。

 

支援内容

方法としては、二つあります。

  1. 表計算ソフトウェアのデータをGoogleスプレッドシートなどにアップしてしまう方法
  2. クラウドの他のツールを使ってデータを共有する方法

です。今回は、特定の相手との情報共有でもあり、同時に写真などの管理もやる必要がありました。

また、古物営業なので、誰からいつ買ったかということも管理する必要がありますので、単純な表計算ソフトウェアでは物足りないところも出てきていました。

 

このため、今回は2のクラウドのツールを使うこととして、必要な機能を洗い出しました。

  1. 写真が管理できる
  2. フィルターを掛けて絞り込みができる
  3. 表計算のようにコスト管理などができる
  4. 個々のデータに追加項目を入力できる(誰からいつ買ったかなど)
  5. 特定の人物と共有できる

などの機能が必要であることは明らかでした。

そこで、これらの機能を満たす、個人事業主や零細企業でも負担できる範囲のコストのクラウドサービスを複数探して、検討しました。

 

選択したクラウドサービスを契約して、現在、データを入力しているところです。

ファイルの重さなどを考えなくても良くなったし、写真の管理もできます。また、古物営業法が変わったときでも変更に対応できる柔軟さが得られました。