業務分析で無駄を省く

業務の全体像がつかめていないと、効率化するべき業務がわかりません。

また、優先順位を付けることもできません。

まずは業務分析することをお勧めします。

DMMという手法

DMMという業務分析手法をご紹介します。

コンサルティング会社によっては、これをTTWなどと呼んでいる場合もありますが、基本は同じです。

図のように、81マス（9ｘ９）を用意します。

では、手順です。

ど真ん中に分析したい対象を書きます。たとえば、「文具小売店の業務」などです。
その周りに文具小売店の業務を書き出します。「商品を注文する」「商品を販売する」「レジを締める」「商品を陳列する」「店を掃除する」「バイトを雇う」などと羅列します。
8つのマスが全部埋まってしまったら、グループ化したりして8つにとどめます。たとえば、「商品を販売する」と「商品を陳列する」は「商品を販売する」に統合して、「商品を陳列する」については外側の9マスへ出して行くようにします。
これを繰り返します。万一、81マス以上になった場合は、分析対象が大きすぎるのでグループ毎に別のDMMに分けて分析します。

全体像が見えたら、それぞれの業務を調査します。

具体的にどんな手順でやっているのか、どんなメディアやツールを使っているのか（電話とか、紙とか、PCとか）、主に誰がやっているのか、時間はどのくらいかかるのかなどをまとめておきます。

現状を調査すると、対応を急がないとまずいものなどが見えてきます。

改善するべき業務に優先順位を付けていきます。

この段階で、「止めてしまう方が良い」「やらなくてもいい」ものを選べるなら選んで、それは排除します。

たとえば、「FAXでの受注は無駄や間違いが多いので止める」という選択をして、顧客に通知します。

止めないものは、その業務が一種、必要な業務であることから、改善を考えることになります。となると、その業務の課題を考えることになります。

たとえば、「業務に時間が非常にかかる」とか、「作業間違いが多い」とか、「特定の誰かしかできない」とか、そういった問題点を見つけ出して、それらをどうするか対策を考えることが必要になります。

これは個々の方法があるでしょうから、一概に改善手順がありませんが、課題を考えるところまでは共通です。

続きは、また今度。