零細企業に対する業務効率化支援

零細企業が業務効率化に悩むのは、いろいろな課題を抱えているからです。

一番は、限られた人材でできるかどうかということです。ましてや、普通は零細企業内にそうしたことを得意としている人が居ないケースがほとんどです。技術力がないことによって、システム導入さえできないケースがよく見られます。

そして、ふたつめは、資金不足です。昔に比べるとサブスクリプションサービスの台頭によって大きな投資を始めにしなくてもシステムが導入できるやり方が増えました。が、それを導入するためには上の技術力問題が横たわっていたりします。

さらに、導入に割ける時間が取れずにいるというケースも見受けられます。手作業でやっているよりもシステム導入すれば効率化できるケースはたくさんあります。しかし、その導入に割ける時間がなかったり、導入後の慣れまでの時間を無駄に感じたりして、導入が進まないケースがあります。

以上の3点が最大の課題かなと当方は感じています。

他に、古いシステムを使い続けているケースや仕事のやり方が変わってしまい、システムの使い方と合っていないケースなどもあります。

零細企業の限られた人材、そしてIT関連の技術力が無い状態で、業務効率化をするのに近道は残念ながらありません。

ただ、こうした方が良いというコツはあるのではないかと考えています。ひとつは、「何をやりたいのかについて明確なイメージを持つこと」です。これがないと、何を導入したら良いかわからないまま、事が進みません。

ふたつめは、「無理に作ろうとしないこと」です。「うちの業務は特殊だから作らないと、、、」という人が居ますが、お金と労力がかかるだけで失敗するケースをたくさん見てきました。むしろ、業務をシステムに合わせた方が良いです。

最後、みっつめは、「丸投げしないこと」です。システムのことがわからないからという理由で、業者に丸投げするケースを時折見ます。これも大抵失敗しています。システムはわからなくても、業務のことはわかるはずです。それに合ったシステム、またはシステムに業務をどの程度あわせられるかを知っているのは社内の人間です。社長自身であることもあるでしょう。それを投げ捨ててはいけません。

業務改善のために何かITツールを導入するには、時間と労力が必要です。そして、よくある話ですが、「ツールを学ぶ時間も無い」というものです。

こうした中、ひとつ排除しておきたいのは「時間がない」を理由にしているものの、本当は別の理由が隠れているケースです。単に「変化を嫌う」というのは人間の性なので、仕方ない面があります。これを排除することはまず大事でしょう。

必要性を説いたり、コスト削減の効果を感じてもらったり、導入後の姿を理解してもらったり、結果としてコスト削減ができたら経済的メリットを提供することを約束したりして、変化に対応してもらうベースを作ることは大切でしょう。

さて、時間がない中で進めるには、「小さな成功」を求めていくことが大事だと考えています。そのために、範囲を限定したりして、確実に効果が出るところだけまず導入してみることも大事です。

ただし、そのためには、全体の業務を見極めて、効果のあるところを見つけることも大事です。結果、業務全体の分析をまず進めて、それから導入範囲を判断することが得策です。

外部のコンサルタントの協力も得ながら、どこに効果が出そうか考え、小さな成功をまずは得ましょう。その上で、範囲を少しずつ拡大していくとコストの問題も時間不足の問題も解決しやすいと言えるでしょう。